Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khi sử dụng hóa đơn điện tử tổ chức sử dụng cần thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo quy định của pháp luật.
1. Thế nào là hóa đơn điện tử?
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Nội dụng của hóa đơn điện tử:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn gia hàng hóa, dịch vụ, thành tiên ghi bằng số và chữ
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
-> Xem thêm: Hóa đơn giá trị gia tăng
2. Thủ tục khai báo hóa đơn điện tử
Bước 1: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử thì tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế. Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu phụ lục 1 ban hành theo thông tư 32/2011/TT-BTC. Nội dung quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung sau đây:
Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
| Đơn vị chủ quản:……………… Tên tổ chức………………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
| ………, ngày……… tháng……… năm……… |
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
| Nơi nhận: – Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…); – Như Điều 4 (để thực hiện); – Lãnh đạo đơn vị; – Lưu. |
GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên) |
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn, tổ chức khởi tạo hóa đơn gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiệp. mẫu thông báo theo phụ lục 1 ban hành theo thông tư 32/2011/TT-BTC.
Trên đây là những ý kiến tư vấn của Luật Hồng Minh chúng tôi về vấn đề quý khách hàng yêu cầu. Nếu quý khách hàng có câu hỏi hay băn khoăn nào khác xin vui lòng liên hệ đến số hotline: 0843.246.222 để được luật sư của chúng tôi tư vấn trực tiếp.
