Câu hỏi: Xin chào Hồng Minh, công ty của chúng tôi được thành lập từ tháng 4/2015 hiện đang sử dụng con dấu do cơ quan Công an cấp. Tuy nhiên doanh nghiệp tôi đang có dự định chuyển trụ sở công ty sang địa chỉ mới, do đó chúng tôi muốn thay đổi mẫu dấu và chuyển qua sử dụng mẫu dấu do Sở Kế hoạch và Đầu tư quản lý. Vậy mẫu dấu cũ do cơ quan Công an cấp tôi phải làm như thế nào? Mong Hồng Minh có thể tư vấn giúp tôi.
Lời đầu tiên Hồng Minh xin cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và gửi câu hỏi yêu cầu tư vấn về cho chúng tôi. Về vấn đề mà quý khách hàng yêu, Hồng Minh chúng tôi xin được tư vấn như sau:
Bước 1: Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư
Quý khách hàng tiến hành làm thủ tục thay đổi mẫu dấu tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
– Chuẩn bị hồ sơ: Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện diện (Phụ lục II-9, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT)
– Nộp hồ sơ:
+ Trước khi sử dụng con dấu mới của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
+ Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu/thay đổi mẫu con dấu/hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 2. Tiến hành làm thủ tục hủy con dấu tại cơ quan Công an
– Hồ sơ trả dấu cho cơ quan công an bao gồm:
+ Công văn xin trả lại con dấu cho cơ quan công an trình bày rõ lý do cần trả dấu
+ Bản sao ĐKKD, giấy phép đầu tư, quyết định thành lập của cơ quan tổ chức
+ Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ do cơ quan công an cấp
+ Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi trả dấu
– Thời hạn xử lý và nhận kết quả: Sau khi nộp hồ sơ trả dấu, trong thời hạn 3 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản hủy dấu. Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Lưu ý: Nếu không trả con dấu có bị xử phạt hay không?
Đối với hành vi không trả lại con dấu cũ, công ty bạn sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm g) Khoản 2 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP, cụ thể như sau:
“Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
g) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu”.
Như vậy, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục giao nộp con dấu cho cơ quan công an để không bị truy cứu trách nhiệm hành chính, tránh bị phạt một cách không đáng có.
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Hồng Minh chúng tôi về vấn đề mà quý khách hàng yêu cầu. Nếu quý khách hàng còn có câu hỏi hay thắc mắc nào khác về vấn đề này, quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline: 0843.246.222
