CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP VÀ HÌNH THỨC XỬ PHẠT KHI KHÔNG LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP
Việc lưu trữ tài liệu đối với một công ty rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý công ty một cách hiệu quả hơn. Việc lưu trữ những loại tài liệu gì thông thường sẽ do chủ sở hữu của công ty quyết định. Tuy nhiên dù công ty muốn lưu trữ bất kỳ loại tài liệu nào thì cũng phải đảm bảo được tối thiểu một số loại tài liệu do pháp luật doanh nghiệp yêu cầu. Và trong trường hợp không lưu trữ những loại tài liệu do pháp luật yêu cầu đó thì sẽ bị xử phạt như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng tìm hiểu với chúng tôi ngay sau đây.
1. Căn cứ pháp lý
– Luật Doanh nghiệp 2014.
Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư.
– Luật kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;
– Nghị định Số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập
– Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật kế toán.
2. Chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp
Chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, một số loại tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ tại Trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Bao gồm:
– Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
– Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
– Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
– Biên bản họp Hội đồng đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
– Báo cáo bạch để phát hành chứng khoán.
– Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
– Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.
3. Hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục khi không lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp
– Đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định.
– Đối với hành vi không lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán:
+ Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau: Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định; Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
+ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định; Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ; Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định; Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
+ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
Trên đây là một số ý kiến tư vấn của Hồng Minh chúng tôi về chế độ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp và hình thức xử lý vi phạm về chế độ lưu trữ này. Chũng tôi hy vọng ý kiến tư vấn trên đây của chúng tôi sẽ hữu ích đối với các bạn. Nếu bạn còn có câu hỏi hay băn khoăn nào khác liên quan đến vấn đề này cần giải đáp, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi, Hồng Minh luôn sẵn sàng giúp đỡ và đồng hành cùng các bạn.
