Để thu hút khách hàng, xúc tiến thương mại, tri ân khách hàng, các thương nhân thường tổ chức các chương trình khuyến mại cho các sản phẩm của mình. Việc thực hiện khuyến mại này phải được thông báo và sự đồng ý của cơ quan chức năng. Trong bài viết dưới đây, Luật Hồng Minh sẽ tư vấn đến các quý khách hàng thủ tục đăng ký khuyến mại.
1. Đăng ký khuyến mại là gì?
Đăng ký khuyến mại là hình thức xúc tiến thương mại được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn và thực hiện trong quá trình kinh doanh để thúc đẩy việc tăng doanh số bán hàng qua hoạt động khuyến mại với nhiều hình thức khuyến mại khác nhau.
2. Đăng ký khuyến mại tại cơ quan nào?
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký khuyến mại của doanh nghiệp bao gồm Sở Công thương và Bộ Công thương. Tùy thuộc vào hình thức khuyến mại doanh nghiệp thực hiện là gì và phạm vi tổ chức chương trình ở những đâu mà cơ quan xử lý sẽ có sự khác biệt nhất định.
3. Các hình thức khuyến mại
- Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu không phải trả tiền để khách hàng dùng thử
- Tặng quà (hàng hóa, dịch vụ)
- Giảm giá
- Tặng phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có kèm phiếu dự thi để trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố
- Các chương trình may rủi
- Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên
- Tổ chức chương trình văn hoá, nghệ thuật, giải trí, các sự kiện khác vì mục đích khuyến mại
- Các chương trình khuyến mại khác được nhà nước chấp thuận.
4. Các hình thức khuyến mại buộc phải thực hiện ở Sở Công thương hoặc Bộ Công thương
Thực tế, các thương nhân có thể tuỳ chọn hình thức khuyến mại để áp dụng. Tuy nhiên, có những hình thức chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo, có những hình thức bắt buộc phải đăng ký khuyến mại.
Theo quy định pháp luật, hình thức khuyến mại bắt buộc phải đăng ký trước khi thực hiện khuyến mại tại Sở công thương (trường hợp khuyến mại tại 1 tỉnh) và Cục xúc tiến thương mại (trường hợp khuyến mại từ 2 tỉnh trở lên) bao gồm:
- Bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình mang tính may rủi và việc tham gia chương trình gắn liền với việc mua hàng hóa, dịch vụ; việc trúng thưởng dựa trên sự may mắn của người tham gia theo thể lệ và giải thưởng đã công bố.
- Các hình thức khuyến mại khác được cơ quan có thẩm quyền của nhà nước chấp thuận.
- Hình thức khuyến mại chỉ phải nộp thông báo thực hiện khuyến mại tại Sở công thương tỉnh/thành phố thực hiện khuyến mại bao gồm:
- Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu không phải trả tiền để khách hàng dùng thử
- Tặng quà (hàng hóa, dịch vụ)
- Giảm giá
- Tặng phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ
- Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên
- Tổ chức chương trình văn hoá, nghệ thuật, giải trí, các sự kiện khác vì mục đích khuyến mại.
5. Đăng ký khuyến mại cần chuẩn bị những hồ sơ, thông tin gì?
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty;
- Thông tin đăng ký khuyến mại theo yêu cầu cung cấp thông tin của chúng tôi: Bao gồm các thông tin cơ bản như
+ Tên chương trình khuyến mại. Ví dụ: Đón mùa hè, giảm 25% giá tour cho khách hàng
+ Thời gian thực hiện khuyến mại.
Lưu ý: Đối với chương trình khuyến mại bán hàng giảm giá, thời gian tối đa thực hiện/1 năm là 90 ngày và mỗi lần không quá 45 ngày
+ Nội dung chương trình khuyến mại. Ví dụ: Mua 2 tặng 1, bốc thăm may mắn….vv
+ Địa điểm triển khai chương trình khuyến mại: 1 tỉnh/nhiều tỉnh/toàn quốc
+ Khách hàng của chương trình khuyến mại. Ví dụ: Mọi đối tượng/chỉ dành cho đại lý, nhà phân phối/khách hàng nữ…vv
6. Thủ tục đăng ký khuyến mại
Bước 1 Chuẩn bị hồ sơ
Đối với trường hợp thông báo chương trình khuyến mại Sở Công thương, hồ sơ gồm:
- Bản thông báo chương trình khuyến mại
- Bản danh sách sản phẩm khuyến mại hoặc các giấy tờ khác có liên quan.
Đối với trường hợp đăng ký chương trình khuyến mại Sở Công thương hoặc Cục xúc tiến thương mại (Bộ công thương), hồ sơ gồm:
- Đơn đăng ký chương trình khuyến mại
- Thể lệ chương trình khuyến mại
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng
- Giấy tờ về chất lượng hàng hóa
Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký đến Sở Công thương hoặc Bộ công thương
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, thương nhận sẽ tiến hành nộp hồ sơ thực hiện chương trình khuyến mại tới một trong hai cơ quan nêu trên phụ thuộc vào từng nội dung chương trình khuyến mại.
Bước 3: Cơ quan đăng ký tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đăng ký khuyến mại
Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký thực hiện khuyến mại, cơ quan đăng ký sẽ tiếp nhận và thẩm định hồ sơ trước khi đồng ý hoặc từ chối cấp giấy xác nhận thực hiện chương trình khuyến mại cho khách hàng.
Bước 4: Cơ quan đăng ký xác nhận yêu cầu đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký cấp phép sẽ cấp giấy xác nhận thực hiện chương trình khuyến mại theo nội dung đã đăng ký trong hồ sơ.
Bước 5: Thương nhận thực hiện chương trình khuyến mại theo nội dung đã được cơ quan đăng ký xác nhận
Thương nhận thực hiện khuyến mại theo nội dung đăng ký
Bước 6: Nộp thông báo kết thúc chương trình khuyến mại, trao thưởng tới cơ quan đăng ký
Với chương trình khuyến mại may rủi, sau khi kết thúc chương trình, thường nhân cần tiến hành thủ tục nộp thông báo kết thúc chương trình khuyến mại cho cơ quan đăng ký.
Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký chương trình khuyến mại
Đối với các doanh nghiệp, thời gian có ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển, doanh thu, lợi nhuận. Cho nên, khi thực hiện các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp thường nghiên cứu khá kỹ về thời gian thực hiện. Từ đó, cân nhắc và đưa ra các phương án giải quyết phù hợp nhất.
Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký và thông báo khuyến mại được pháp luật Việt Nam quy định cụ thể như sau:
- Đối với thông báo chương trình khuyến mại: Thời gian thực hiện 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
- Đối với đăng ký chương trình khuyến mại Sở Công thương: Thời gian thực hiện 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
Về cách thức nộp hồ sơ đăng ký khuyến mại với Sở Công thương, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa trực tiếp và online (nếu Sở Công thương nơi doanh nghiệp tổ chức khuyến mại có hệ thống nộp online dành cho doanh nghiệp)
Trong trường hợp nộp hồ sơ online thì sau khi được phê duyệt doanh nghiệp phải nộp một bộ hồ sơ bản cứng đầy đủ đến Sở Công thương để Sở Công thương đối chiếu và trả văn bản xác nhận cho doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là một số nội dung tư vấn của Luật Hồng Minh chúng tôi về thủ tục đăng ký khuyến mại. Nếu quý khách hàng còn có câu hỏi hay băn khoăn nào khác cần được tư vấn, hướng dẫn, quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số hotline: 0843.246.222 hoặc tuvanhongminh@gmail.com để được các luật sư của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ trực tiếp.
