Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
1. ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Một số điều kiện bắt buộc khi thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia; vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. (Hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận);
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm. ( Kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký);
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia; vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Ngoài ra, Văn phòng đại diện và Người đứng đầu văn phòng đại diện có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và các quy định sau đây:
+ Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho thương nhân khác; không được cho mượn; cho thuê lại trụ sở của Văn phòng đại diện.
+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam;
- Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng; sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
2. THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI
Hồ sơ gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận; chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân. (Nếu là người Việt Nam). Hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
+ Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê. (Nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
+ Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự; an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan cấp phép: Sở Công Thương.
Thời gian cấp phép: 15-20 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
3. THỜI HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của công ty nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định. Giấy phép có thể được gia hạn nhiều lần.
CÔNG TY TƯ VẤN LUẬT HỒNG MINH
Hotline: 0969 439 507
Email: tuvanhongminh@gmail.com
Trụ sở chính: Số 31 Ngõ 221 Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
VPGD: Phòng 611, toà 27A1 Green star, 234 Phạm Văn Đồng, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
