Mã vạch hay còn gọi là Barcode. Nó được hiểu là một dạng mã vạch bao gồm các chữ số mang thông tin về sản phẩm như: Nước sản xuất, tên doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, thông tin về kích thước sản phẩm, nơi kiểm tra… Mỗi sản phẩm chỉ mang 1 barcode duy nhất mà không bao giờ thay đổi.
Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng mã số mã vạch phải đăng ký sử dụng mã số mã vạch tại các cơ quan cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
Vậy quy trình, thủ tục và hồ sơ yêu cầu để đăng ký mã số mã vạch như thế nào?
MÃ SỐ MÃ VẠCH LÀ GÌ?
- Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
- Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.
Mã vạch được in trên sản phẩm nhằm mục đích mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Có thể dựa vào mã vạch để biết được các thông tin về nhà sản xuất, hàng của nước nào, sản phẩm đó có chính hãng hay không…Vì vậy để đảm bảo uy tín, tạo dựng niềm tin cho người tiêu dung các doanh nghiệp thường sử dụng mã vạch như một biện pháp phân biệt sản phẩm cũng như bảo vệ uy tín tạo nên lợi thế cạnh tranh cho các dòng sản phẩm của mình.
CẤU TẠO MÃ SỐ MÃ VẠCH
Mã số sản phẩm có 13 chữ số, được cấu tạo gồm 03 phần như sau:
Phần 1: Gồm mã quốc gia + mã doanh nghiệp, đó là: mã 7 chữ số; mã 8 chữ số; mã 9 chữ số; mã 10 chữ số. Tùy thuộc vào loại mã số doanh nghiệp quý Khách hàng lựa chọn.
Trong đó, với mã 10 chữ số, quý Khách hàng sử dụng cho dưới 100 sản phẩm hàng hóa; với mã 9 chữ số, sử dụng cho dưới 1000 sản phẩm; mã 8 chữ số sử dụng cho 10.000 sản phẩm; và mã 7 chữ số sử dụng cho dưới 100.000 sản phẩm.
Phần 2: Mã sản phẩm do quý Khách hàng đánh số từ 01-100; 01-1000; 01-10.000; 01-100.000 tương ứng đối với từng mặt hàng sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất.
Phần 3: Số kiểm tra. Đây là số tự nhảy sau khi doanh nghiệp đánh mã sản phẩm cho sản phẩm của mình, là số cuối cùng cấu thành mã sản phẩm 12 chữ số.
QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH
1. Tiếp nhận thông tin và chuẩn bị hồ sơ.
Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:
- Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch (02 bản, theo mẫu quy định);
- Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch (02 bản, theo mẫu quy định);
- Bản sao ĐKKD (01 bản);
- Phiếu biên nhận hồ sơ (theo mẫu quy định);
- Giấy giới thiệu/Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
Sau khi đã chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm những giấy tờ, tài liệu nêu trên, quý Khách hàng nộp hồ sơ trực tiếp tại Văn phòng mã số mã vạch – Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam.
2. Nộp hồ sơ và nộp lệ phí
Phí và lệ phí đối với quý Khách hàng đăng ký sử dụng mã số mã vạch cần lưu ý gồm có 02 loại phí sau:
- Phí cấp và hướng dẫn sử dụng: 1.000.000 đồng/mã doanh nghiệp GS1;
- Phí duy trì: 2.000.000 đồng/năm đối với mã 7 chữ số; 1.500.000 đồng/năm đối với mã 8 chữ số; 800.000 đồng/năm đối với mã 9 chữ số; 500.000 đồng/năm đối với mã 10 chữ số.
3. Xem xét hồ sơ và thông báo doanh nghiệp.
Trong vòng 5 – 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp cùng phiếu hẹn ngày nhận giấy chứng nhận chính thức.
Ở giai đoạn này doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống quản lý mã số doanh nghiệp. Từ đó có thể nhập mã số thương phẩm cũng như thông tin chi tiết của sản phẩm lên hệ thống. Từ mã số thương phẩm xuất ra mã vạch để in ấn lên bao bì sản phẩm.
Đơn vị tư vấn có nhiệm vụ hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng hệ thống quản lý mã số mã vạch, tự cấp mã số thương phẩm cho sản phẩm theo đúng quy định. Cũng như hướng dẫn các quy định cần thiết trong quá trình sử dụng mã số mã vạch.
4. Cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch
Sau 2 tuần kể từ ngày doanh nghiệp được cấp và hướng dẫn sử dụng mã số doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký Mã số mã vạch chính thức được cấp thông qua đơn vị tư vấn và trả tận tay cho doanh nghiệp đăng ký.
Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV phải có thông báo bằng văn bản để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới.Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV.
5. Sử dụng và quản lý mã số mã vạch
Đơn vị tư vấn có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng Mã số mã vạch tuân thủ các quy định.
Doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm về thông tin sản phẩm cũng như mã số thương phẩm của mình thông qua hệ thống quản lý MSMV. (Đổi mật khẩu khi bắt đầu sử dụng)
Trong trường hợp mất mật khẩu, doanh nghiệp liên hệ với đơn vị tư vấn để được hướng dẫn cấp lại.
6. Lệ phí đăng ký mã số mã vạch
Các khoản chi phí đăng ký mã vạch sản phẩm quy định tại Thông tư số 232/2016/TT-BTC như sau:
- Phí sử dụng mã doanh nghiệp GS1: 1.000.000 đồng/mã;
- Phí sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN): 300.000 đồng/mã;
- Phí sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8): 300.000 đồng/mã.
- Đối với mã số mã vạch nước ngoài thì mức phí đăng ký sử dụng gồm:
+ Hồ sơ ≤ 50 mã sản phẩm: 500.000 đồng/hồ sơ;
+ Hồ sơ > 50 mã sản phẩm: 10.000 đồng/mã.
Thủ tục thực hiện
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
Quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các văn bản nêu trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch
Hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng có địa chỉ ở số 8 – Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội để xin cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch.
Bước 3: Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL.
Trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ Tổng cục TCĐLCL sẽ tiến hành thẩm định đơn đăng ký.
Bước 4: Ra quyết định cấp/từ chối cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ thì Tổng cục TCĐLCL có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch, đồng thời tiến hành vào sổ đăng ký và lưu vào ngân hàng mã số quốc gia.
Nếu hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ thông báo cho tổ chức, cá nhân chỉnh sửa và hoàn thiện.
Chủ đơn có thể lên trực tiếp Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận Giấy chứng nhận hoặc có thể yêu cầu chuyển qua đường bưu điện.
Lưu ý: Sau khi được cấp giấy chứng nhận, chủ sở hữu cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd. Nếu không cập nhật thì sản phẩm đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.
Lời kết
Trên đây là một số nội dung tư vấn của Luật Hồng Minh về thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm. Nếu quý khách hàng còn có câu hỏi hay băn khoăn nào khác cần được tư vấn, hướng dẫn, quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số hotline: 0843.246.222 hoặc tuvanhongminh@gmail.com để được các luật sư của chúng tôi tư vấn trực tiếp.
CÔNG TY TƯ VẤN LUẬT HỒNG MINH
Hotline: 0843.246.222
Email: tuvanhongminh@gmail.com
Trụ sở chính: Số 31 Ngõ 221 Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
VPGD: Phòng 611, toà 27A1 Green star, 234 Phạm Văn Đồng, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
