SO SÁNH CHI NHÁNH VÀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA DOANH NGHIỆP
Câu hỏi
Công ty tôi đã thành lập và hoạt động được 5 năm, có trụ sở chính tại Hà Nội. Hiện nay, công ty muốn mở rộng phạm vi kinh doanh nên có nhu cầu thành lập tổ chức cơ sở tại tỉnh và thành phố khác. Xin hỏi, công ty tôi nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh? Sự giống và khác nhau giữa hai hình thức này là gì?
Trả lời
Cảm ơn bạn đã tin tưởng gửi yêu cầu tới Công ty Luật Hồng Minh. Dựa trên những thông tin được cung cấp và yêu cầu từ khách hàng, chúng tôi tư vấn như sau:
Do nhu cầu tối đa hóa lợi nhuận, doanh nghiệp luôn có nhu cầu về việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Hai trong số những cánh tay nối dài của doanh nghiệp đến các địa phương khác nhau là chi nhánh và văn phòng đại diện. Về mặt tổ chức, chi nhánh và văn phòng đại diện đều là một bộ phận trong doanh nghiệp; và không có tư cách pháp nhân một cách độc lập. Nói cách khác, các cơ quan này chỉ thực hiện vai trò của mình trong phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp và thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.
Do đó, có nhiều doanh nghiệp chưa nhìn nhận rõ bản chất và sự khác biệt giữa các hình thức này; từ đó dẫn tới những quyết định sai lầm và gây ra nhiều rủi ro trong việc vi phạm pháp luật của doanh nghiệp.
Sự khác nhau của chi nhánh và văn phòng đại diện được thể hiện cơ bản ở hai tiêu chí: hoạt động (hay quyền và nghĩa vụ); và việc kê khai, hạch toán, kế toán về tài chính.
1. Về quyền và nghĩa vụ
Về hoạt động kinh doanh, chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Nói cách khác, chi nhánh thực hiện các hoạt động kinh doanh giống như doanh nghiệp; dựa trên cơ sở được ủy quyền từ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chi nhánh còn thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền để thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Phạm vi thực hiện hoạt động của chi nhánh
Trong khi đó, văn phòng đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Tức là, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường; phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ; đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên…
Như vậy, văn phòng đại diện không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào thuộc ngành nghề của doanh nghiệp, mà chỉ là một cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, thực hiện chức năng giao dịch và tiếp thị, giới thiệu sản phẩm. Đây là đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện.
2. Về kê khai, hạch toán, kế toán tài chính
Về tài chính, cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không độc lập đối với doanh nghiệp. Bởi lẽ, thực chất, đây vẫn là các cơ quan thuộc cơ cấu trong tổng thể doanh nghiệp; không có tư cách pháp nhân; không có sự độc lập tài chính. Tuy nhiên, chi nhánh, với chức năng kinh doanh sinh lời có thể thực hiện việc hạch toán độc lập với doanh nghiệp. Bên cạnh đó vẫn có thể hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp nếu lựa chọn phương thức này. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp, không thể hạch toán độc lập.
Sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện đem lại nhiều hậu quả pháp lý khác nhau. Đặc biệt là trong thẩm quyền ký kết hợp đồng. Trong khi chi nhánh được quyền ký những hợp đồng thuộc phạm vi kinh doanh của mình; thì văn phòng đại diện chỉ được ký kết hợp đồng khi có sự ủy quyền của người có thẩm quyền ký kết hợp đồng đó. Sự nhầm lẫn chi nhánh; văn phòng đại diện dẫn tới nhầm lẫn trong thẩm quyền ký kết hợp đồng. Và nhiều khả năng trở thành “cán dao” để đối thủ nắm giữ trong việc cạnh tranh với doanh nghiệp.
3. Lựa chọn giữa chi nhánh và văn phòng đại diện
Thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện đều có thể mở rộng phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp tới các tỉnh; thành phố hoặc một quốc gia khác. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện lại đem lại những kết quả khác nhau. Trong khi chi nhánh cung cấp một cơ sở thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh; thì văn phòng đại diện đem đến cho doanh nghiệp một kênh giao tiếp hiệu quả đối với khách hàng.
Việc lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. Trong trường hợp của bạn, nếu như công ty muốn hướng tới việc thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời tại những địa phương muốn đặt tổ chức cơ sở; thì lựa chọn chi nhánh là một quyết định hợp lý. Chú ý đối với thẩm quyền quyết định thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện được quy định trong Luật Doanh nghiệp. Phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp khác nhau: Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần…
Tóm lại
Chi nhánh hay văn phòng đại diện đều có những chức năng của mình; và sẽ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp thành lập, cơ cấu và quản lý đúng cách. Việc lựa chọn chi nhánh hay văn phòng đại diện phụ thuộc vào mục đích của công ty khi thành lập; và phải phù hợp với quy định của pháp luật về thẩm quyền, điều kiện, thủ tục thành lập.
CÔNG TY TƯ VẤN LUẬT HỒNG MINH
Hotline: 0969 439 507
Email: tuvanhongminh@gmail.com
Trụ sở chính: Số 31 Ngõ 221 Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
VPGD: Phòng 611, toà 27A1 Green star, 234 Phạm Văn Đồng, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Thanks!